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Officient : votre nouvel outil RH qui vous accompagne au quotidien

Vous en avez assez de voir vos données RH dispersées entre des fichiers Excel, des dossiers à n’en plus compter et des outils tous aussi différents les uns des autres ?   Vous rêvez d’une plateforme intuitive et conviviale qui vous permet à la fois de centraliser et de digitaliser vos données et processus RH ?

Dans ce cas, venez découvrir notre nouvel outil, Officient ! Une solution qui apportera à votre entreprise une gestion facilitée de vos données ainsi que plus de collaboration, d’impact et de support pour exploiter au mieux votre administration RH, le tout associé à une utilisation 100% digitale !  

 

 

Officient a été conçu sous la forme d’une plateforme cloud. Elle est donc accessible depuis n’importe quel appareil électronique disposant d’une connexion internet (téléphone, ordinateur, tablette…). Grâce à elle, nos équipes ont accès directement aux informations nécessaires pour le calcul de vos salaires en respectant évidemment scrupuleusement le RGPD - pour en savoir plus : cliquez ici.

Les + :

appli_officientAugmentez l’engagement de vos collaborateurs sur Officient depuis l’application self-service. Ils peuvent ainsi :

  • Demander leurs congés et transmettre leurs prestations supplémentaires
  • Consulter leurs fiches de salaires et charger des documents nécessaires (ex. certificat médical)
  • Signer des contrats de façon électronique
  • Avoir accès à leur package salarial
  • Consulter leur rapport d’évaluation
  • Exécuter des tâches liées à la procédure d’onboarding ou à d’autres procédures administratives dans le cadre de workflow que vous pourrez définir.

API_officientGrâce à la technologie API (Application Programming Interface), votre entreprise peut aisément associer ses outils utilisés en interne avec la plateforme.

Vous pourrez ainsi effectuer de manière automatique des transferts de données vers Officient et inversement.

 

Officient, une offre cloud full-service :

Vous retrouverez dans cet outil, un grand nombre de fonctionnalités qui faciliterons la gestion quotidienne de vos ressources humaines.

Personnes

Un aperçu global de tous les travailleurs de votre entreprise, y compris les freelances, les stagiaires, les travailleurs temporaires...

Dossier des employés

Un dossier numérique par collaborateur

  • Données personnelles et de contact
  • Compteurs et solde de congé
  • Documents (fiche de paie, certificat médical, fiche de retenue d’impôts …
  • Equipements de travail (portable, gsm, badge..)
  • Voitures de société
  • Formations
  • Champs personnalisés
Calendrier

Un calendrier où sont affichés tous les congés validés et toutes les prestations (heures supplémentaires, formations)
En quelques clics, envoyez toutes les informations pour le traitement des salaires
Adaptez facilement les heures prestées par travailleur via l'horaire hebdomadaire
Ajoutez rapidement des jours de congé pour les équipes ou pour l'ensemble des travailleurs (exemple : congé collectif)

Gestion des documents

Rédigez facilement des contrats et des conventions à l’aide de modèles pré-établis.
Envoyez des contrats, des notes et des politiques internes aux collaborateurs et aux managers pour qu’ils les signent de façon électronique
Attribuez des documents individuels à vos collaborateurs. (ex. fiche de paie, doc assurance…)
Récupérez rapidement des documents auprès de vos collaborateurs (ex. carte d’identité, attestations…)

Outils

Retrouvez le détail des outils de travail attribués à chacun de vos collaborateurs. 

Flotte

Accédez aux informations de votre flotte de véhicules (modèle, année…)

Formation

Planifier des formations pour vos collaborateurs.
Consultez les formations à suivre ou suivis pour chacun d’entre eux.
Recevez une alerte pour vous prévenir que vos collaborateurs commencent ou vont commencer une nouvelle formation (ils reçoivent également un rappel sur l’application self-service avec les informations nécessaires).

Workflows

Etablissez une check-list digitale pour les procédures telles que l’onboarding, l’offboarding...
Attribuez facilement des tâches aux employés, aux managers ou aux collègues RH.
Créez un workflow fixe pour le transfert de certaines informations administratives telles que les notes de frais ou la procédure à suivre en cas de contravention

Analyse RH

Vos RH peuvent accéder à :

  • Une vue détaillée des salaires
  • Un aperçu complet du package salarial pour chaque collaborateur
  • Un aperçu du coût salarial global
  • Comparaison du coût salarial entre les équipes, les pays, l’âge et même le sexe.
  • Un aperçu complet de l’absentéisme et des jours de congé
  • Un suivi de la rotation du personnel grâce à l’aperçu des effectifs actuels
Champs personnalisés

Ajoutez des champs personnalisés en fonction de vos besoins.
Vos collaborateurs peuvent également utiliser ces champs pour ajouter par exemple des données personnelles.

Entretiens de fonctionnement

Suivez les prestations des collaborateurs et veillez au suivi par les team managers.
Organisez des entretiens de fonctionnement et faites en sorte que les collaborateurs disposent de toutes les informations nécessaires pour se préparer.
Partagez facilement des notes entre RH, Team Manager et avec d’autres collègues.

 

Vous souhaitez essayer Officient ? Demandez une démo en remplissant ce formulaire :

En cochant cette case, j’accepte que Securex utilise ces informations pour me contacter avec du contenu et des services pertinents.
Vous pouvez vous désinscrire de cette communication à tout moment.
 
Parce que votre temps est précieux…

Afin de vous faire gagner encore plus de temps, Securex a développé une offre outsourcing pour vous aider à utiliser de manière optimale Officient. Notre offre est personnalisable en fonction de vos besoins. 

Optimisation, personnalisation et digitalisation de vos procédures et documents RH stratégiques :
Nous sommes votre Officient Business Partner ! Profitez de la mise en place d’Officient combinée à notre expérience des meilleures pratiques RH pour optimiser votre gestion des ressources humaines.
Nous effectuons l’analyse de vos procédures RH et de vos documents-clés et légaux, et intégrons ensuite dans Officient les pratiques pertinentes pour votre organisation:

  • Workflow designing : alignement des procédures retenues avec les processus Officient
  • Création de documents types standards et règlements RH accessibles dans Officient pour un usage facile et serein
  • Définition des alertes et signaux nécessaires pour ne plus oublier les délais légaux et se libérer l’esprit
  • Personnalisation et adaptation à votre organisation de l’Employee Self Service (ESS), le portail digital des employés
  • Gestion optimale des absences dans l’outil
  • Gestion des données spécifiques : prêt de matériel et équipement de travail, informations relatives aux évènements société (cadeaux de noël,...), préférences des employés pour une personnalisation des actions RH…

L’audit Securex c’est : 

  • Un diagnostic des besoins de votre entreprise
  • Une analyse des données disponibles, nécessaires et manquantes
  • Une formation de l’équipe RH   
  • Des RH plus intégrées et plus performantes                   

Vous souhaitez réaliser votre audit ? N’attendez plus, faites votre demande ! Nous vous offrirons le set-up.