Vous vous apprêtez à engager un ressortissant d’un pays hors de l’Union européenne, de l’Espace économique européen ou de la Suisse ? Attention, les règles ont changé !

Avant toute embauche, il est impératif de vérifier deux points clés :

• Numéro de matricule (numéro de sécurité sociale) : Ce numéro est indispensable pour affilier la personne au Centre commun de la Sécurité Sociale (CCSS).

• Autorisation de séjour ou de travail : Assurez-vous que la personne dispose des autorisations nécessaires pour travailler au Luxembourg avant le début de son contrat de travail.

Quelle est la nouvelle procédure à suivre pour obtenir le numéro de sécurité sociale d’un ressortissant de pays tiers ?

Depuis le 1ᵉʳ juillet 2024, c’est la Direction Générale de l’Immigration relevant du Ministère des Affaires Étrangères (MAE) qui délivre le numéro de sécurité sociale aux ressortissants de pays tiers, et non plus le CCSS. Cela concerne tant les salariés que les stagiaires.

Pourquoi est-ce important d’avoir ce numéro de matricule?

Une obligation légale

L’employeur doit déclarer l’entrée en service de son salarié au CCSS dans les 8 jours suivant l’embauche. Sans numéro de matricule, cette déclaration est impossible. Il faudra donc vérifier ce point au plus tard au moment de la signature du contrat de travail.

Les conséquences en cas de non-respect

Une personne dépourvue de matricule et travaillant sans être affiliée à la sécurité sociale est considérée comme travaillant illégalement. L’employeur qui engagerait un ou plusieurs ressortissants de pays tiers en séjour (ou situation) irrégulier(e) risque d’être puni d’une amende administrative de 10.000 euros par salarié. Aussi, il encourt une peine d’emprisonnement de 8 jours à 1 an et une amende pénale de 2.501 à 125.000 euros par salarié lorsque certaines autres conditions aggravantes sont réunies.

Comment obtenir le numéro de matricule ?

Deux cas de figure se présentent :

• Soit le ressortissant de pays tiers a besoin d’un permis de travail (ou document équivalent) pour travailler ou séjourner au Luxembourg : le numéro de matricule sera attribué à la personne concernée lors des démarches effectuées auprès du MAE pour l’obtention dudit document.

• Soit le ressortissant de pays tiers n’a pas besoin d’un permis de travail (ou document équivalent) pour travailler ou séjourner au Luxembourg. La personne doit introduire une demande spécifique à la Direction Générale de l’Immigration en fournissant les documents justifiant de sa situation (passeport, contrat de travail, titre de séjour…). C’est le cas par exemple d’un jeune étudiant ressortissant de pays tiers qui réside dans un pays frontalier et qui souhaite effectuer à Luxembourg un stage tripartite dans le cadre de son parcours scolaire. Même si le permis de travail n’est pas nécessaire, seul le MAE sera compétent pour délivrer le numéro de matricule.

Conseil pratique : anticiper les démarches !

Demandez au futur salarié de solliciter son numéro de matricule dès que possible et assurez-vous qu’il possède les documents nécessaires pour travailler sur le territoire Luxembourgeois !

Dès lors, il est impératif pour le salarié de contacter dès que possible le MAE (immigration.matricule@mai.etat.lu) en leur transmettant les documents requis en fonction de sa situation.