La gestion des arrêts maladie de vos salariés peut devenir un véritable casse-tête et soulever de nombreuses questions : quelles sont les obligations de vos salariés en matière d’information ? À quelle protection ont-ils droit ? Quels sont les impacts pour votre entreprise ? Ce mois-ci, nous faisons le point sur les règles essentielles à connaître pour gérer sereinement ces situations et éviter toute complication administrative ou financière.

Les obligations d’information du salarié lors de sa maladie et la protection contre le licenciement

Lorsque le salarié est en incapacité de travailler pour des raisons médicales, il doit satisfaire à deux obligations légales :

• Il doit informer le jour même de son empêchement son employeur, personnellement ou par personne interposée, oralement ou par écrit (message, e-mail…), de son incapacité de travailler ;

• Fournir, au plus tard le 3^ème jour de son absence pour maladie, un certificat médical attestant de son incapacité de travail depuis le 1^er jour d’absence et de la durée prévisible de son absence.

En cas de prolongation, ces mêmes obligations doivent être respectées.

Une exception est prévue dans les cas d’une hospitalisation urgente du salarié, il dispose alors d’un délai de 8 jours pour remettre son certificat. La remise du certificat dans ce délai aura alors pour effet de rendre nul et sans effet le licenciement qui aurait été prononcé entre-temps.

Le respect des obligations expliquées ci-dessus par le salarié, à savoir avertir l’employeur le 1^er jour et lui transmettre le certificat médical au plus le 3^ème jour, lui permet d’être protégé contre le licenciement dès le premier jour d’absence dans une limite de 26 semaines ininterrompue.

À partir de l’avertissement de l’employeur le 1^er jour, le salarié est protégé contre le licenciement jusqu’à l’expiration du 3^ème jour de l’absence. Cette protection temporaire sera ensuite confirmée lors de la remise du certificat médical au plus tard le 3^ème jour.

À défaut de présentation du certificat médical le 3^ème jour de l’absence, la protection temporaire conférée par l’avertissement de l’employeur le 1^er jour devient caduque, l’employeur étant de nouveau autorisé à licencier. Cependant, à compter du jour où l’employeur se voit remettre, même tardivement, le certificat médical, le salarié est couvert contre toute mesure de licenciement.

Nous vous rappelons également qu’un certificat de présence à un rendez-vous médical ne vaut pas certificat d’incapacité de travail et n’entraîne pas de protection contre le licenciement.

Employeur, CNS… Quid de la transmission du certificat médical ?

Si l’incapacité de travail ne dure qu’un ou deux jours, l’employeur est libre de réclamer un certificat médical pour justifier l’absence, sous réserve que cela soit indiqué au sein du contrat de travail ou dans le règlement intérieur de l’entreprise !

Qu’en est-il de la transmission du certificat à la CNS ?  Si l’incapacité de travail n’excède pas deux jours ouvrés, aucune déclaration à la CNS n’est requise, ni par courrier ni par téléphone. Cependant, pour une incapacité de travail de 3 jours ou plus, le certificat médical doit être envoyé à la CNS avant l’expiration du 3^ème  jour ouvré d’arrêt maladie.

En cas de prolongation de l’incapacité de travail, le nouveau certificat doit être transmis à la CNS avant l’expiration du 2^ème jour ouvré suivant la date prévue de reprise du travail (par exemple, si le certificat initial indique une reprise du travail un mercredi, mais l’incapacité est prolongée, alors le nouveau certificat doit être envoyé au plus tard le vendredi (2^ème  jour ouvré suivant le jour prévu de reprise)).

Depuis le 1^er décembre 2024, la transmission des certificats médicaux à la CNS s’effectue désormais via un formulaire en ligne sur le site de la CNS. Par conséquent, l’envoi des certificats par e-mail n’est plus accepté. L’envoi postal reste tout de même possible.

Continuation du salaire, remboursement… Combien coûte la maladie ?

Lorsqu’un salarié est en incapacité de travail, l’employeur a l’obligation de maintenir le salaire intégral de son salarié pendant les 77 premiers jours d’incapacité. L’employeur se verra ensuite rembourser 80% de cette charge salariale par la Mutualité des employeurs,  ou bien 100% en cas de congé pour raison familiale ou durant les 3 premiers mois de la période d’essai.

Il est important de souligner que le remboursement n’a lieu que si deux modalités préalables ont été effectuées : l’employeur doit avoir déclaré l’incapacité de travail auprès du CCSS et le salarié doit avoir transmis son certificat d’incapacité de travail à la CNS.

En l’absence de transmission d’un certificat d’incapacité de travail, que ce soit pour une maladie de deux jours ou plus, la Mutualité des employeurs ne remboursera alors que deux jours de maladie.

En cas de transmission d’un certificat d’incapacité de travail, le remboursement par la Mutualité des employeurs ne se fera que pour les dates inscrites sur le document. Par exemple, un salarié malade dès lundi n’obtient un rendez-vous médical que le lendemain. Le médecin traitant n’établissant un certificat médical qu’à partir du mardi, et non de la veille, la journée du lundi n’est pas couverte et ne sera dès lors pas remboursée par la Mutualité des employeurs.

Attention aux faux certificats d’incapacité de travail !

La CNS a récemment sensibilisé employeurs et salariés contre des certificats d’incapacité de travail pouvant être commandés sur des plateformes en ligne sans consultation, ni examen d’un médecin.

La CNS avertit que tout certificat acquis sans contact personnel avec un médecin ou établi par des médecins inconnus sera refusé et aucune indemnité ne sera versée. Le salarié ayant fait usage de ce type de certificats s’expose à des amendes :

• Pour un faux certificat d’incapacité de travail portant sur une durée inférieure ou égale à 3 jours d’incapacité de travail : une amende d’un montant de 200 euros ;

• Pour une incapacité de travail d’une durée supérieure à 3 jours : une amende d’un montant de 500 euros ;

• En cas de récidive : le montant de l’amende peut être porté à 750 euros.

Quels moyens de contrôle pour l’employeur ?

Parfois, l’employeur peut légitimement douter de la réalité des incapacités de travail. Afin de garantir l’équité et de prévenir les abus, la législation prévoit la possibilité pour l’employeur de recourir à un contrôle médical.

L’employeur peut ainsi demander à son salarié malade de se soumettre à un contre-examen médical chez le médecin de son choix. Si le salarié refuse de se soumettre à cet examen sans motif valable, sa protection contre le licenciement tombe. Si le salarié se soumet à cet examen, le certificat médical établi par le médecin choisi par l’employeur n’aura pas de prééminence sur le certificat initialement fourni par le salarié. L’employeur devra alors demander l’avis d’un 3^ème médecin pour départager les deux autres. Ce n’est que si ce dernier médecin conclut à la capacité du salarié que l’employeur retrouvera la possibilité de procéder valablement au licenciement avec préavis sans attendre l’écoulement de la période de protection.

Ce contrôle médical peut aussi être initié par le Contrôle médical de la sécurité sociale (CMSS). Si le CMSS constate la capacité du salarié, le certificat médical du salarié est invalidé. On parle dans ce cas d’une décision de refus de la CNS. Celle-ci sera notifiée à l’employeur en lui enjoignant de ne plus verser de rémunération au salarié malade qui ne reviendrait pas travailler (et ce même si le salarié produit de nouveaux certificats médicaux postérieurs à la date de notification). Le droit au maintien intégral du salaire cesse donc pour le salarié dans une telle situation.

De plus, un contrôle administratif peut être effectué par la CNS et concerne la vérification de la présence du salarié à son domicile, afin de s’assurer du respect des heures de sortie. Ces contrôles peuvent être initiés à la demande de l’employeur ou par la CNS elle-même.

Entre le 1^er  et le 5^ème  jour, le salarié malade n’est pas autorisé à sortir sauf pour se présenter aux convocations auprès du CMSS et à obtenir des soins, actes diagnostiques, médicaments ou dispositifs médicaux. Il n’est pas obligatoire d’informer la CNS de ces déplacements mais il faut pouvoir justifier les absences en cas de contrôle.

À partir du 6^ème jour, si le médecin a autorisé les sorties dans le certificat d’incapacité, celles-ci sont permises entre 10h00 et 12h00 le matin, et entre 14h00 et 18h00 l’après-midi.

Pour toute prise de repas en extérieur, et ce dès le 1^er jour, le salarié doit en avertir au préalable la CNS  au moyen d’un formulaire en ligne.

Arrêts maladie au Luxembourg, que faut-il retenir ?

Les arrêts maladie impliquent des obligations précises pour les salariés et les employeurs. Une bonne compréhension des règles en matière d’information, de transmission des certificats médicaux et de contrôle vous permettra d’anticiper les risques et surtout d’optimiser le suivi des remboursements. Nos experts sont à votre disposition pour vous accompagner dans ces démarches et assurer une gestion efficace des absences.

Le département Consulting RH de Securex propose un service de suivi des remboursements de maladie de la part de Mutualité des Employeurs afin de libérer les entreprises de cette tâche chronophage et garantir que chaque euro dû leur soit bien restitué.