Dématérialisation des données RH
Pour simplifier et optimiser la gestion administrative de vos collaborateurs
À l’ère du numérique, la dématérialisation des données RH représente un levier stratégique essentiel pour les entreprises cherchant à optimiser le processus de gestion administrative de leurs salariés. C’est pourquoi nous proposons des solutions innovantes qui visent à dématérialiser intégralement l’ensemble des données relatives aux ressources humaines et au calcul de salaire. Au-delà de l’efficacité opérationnelle, la dématérialisation doit servir l’Humain. En allégeant la charge de travail administrative, nos solutions permettent aux équipes RH de se concentrer sur ce qui compte vraiment : le bien-être et le développement des collaborateurs.
Officient, le Système d’Information en Ressources Humaines (SIRH) qui simplifie la gestion de vos RH
Officient est bien plus qu’une simple plateforme RH ; c’est une solution cloud entièrement sécurisée, conçue pour rationaliser et améliorer la gestion des données et processus RH de votre entreprise. Accessible 24h/24 depuis n’importe quel support connecté, Officient vous permet de centraliser l’ensemble de vos informations RH — des salaires aux absences, en passant par les contrats et les documents réglementaires.
Toutes vos données RH accessibles
en un clic
Avec Officient, chaque aspect de vos données RH est à portée de main. La plateforme offre une visibilité complète sur les éléments clés tels que les présences et absences, les contrats et éléments de rémunération et les règlements d’entreprise, le tout dans un environnement numérique intuitif et convivial. Les fonctionnalités avancées comme la signature électronique et la création de workflows personnalisés simplifient les procédures administratives et renforcent l’efficacité opérationnelle.
Les démarches de vos collaborateurs simplifiées
Grâce à l’application self-service, vos employés peuvent facilement soumettre des demandes de congés, mettre à jour leurs informations personnelles, effectuer une note de frais et même signer des documents de manière électronique. Cette interaction directe facilite la gestion quotidienne et augmente l’engagement des employés avec des procédures simplifiées et transparentes.
Une connexion facile à tous vos outils utilisés en interne via API
L’API d’Officient permet une intégration fluide avec vos outils internes, tels que les systèmes pointus de gestion du temps ou d’autres logiciels RH. Cette connectivité assure des transferts de données automatiques et sécurisés entre Officient et vos systèmes, optimisant ainsi la gestion des données sans interruption ni erreur.
Vous souhaitez plus d’information sur Officient ? Contactez-nous !
Officient, le Système d’Information en Ressources Humaines (SIRH) qui simplifie la gestion de vos RH
Officient est bien plus qu’une simple plateforme RH ; c’est une solution cloud entièrement sécurisée, conçue pour rationaliser et améliorer la gestion des données et processus RH de votre entreprise. Accessible 24h/24 depuis n’importe quel support connecté, Officient vous permet de centraliser l’ensemble de vos informations RH — des salaires aux absences, en passant par les contrats et les documents réglementaires.
Toutes vos données RH accessibles
en un clic
Avec Officient, chaque aspect de vos données RH est à portée de main. La plateforme offre une visibilité complète sur les éléments clés tels que les présences et absences, les contrats et éléments de rémunération et les règlements d’entreprise, le tout dans un environnement numérique intuitif et convivial. Les fonctionnalités avancées comme la signature électronique et la création de workflows personnalisés simplifient les procédures administratives et renforcent l’efficacité opérationnelle.
Les démarches de vos collaborateurs simplifiées
Grâce à l’application self-service, vos employés peuvent facilement soumettre des demandes de congés, mettre à jour leurs informations personnelles, effectuer une note de frais et même signer des documents de manière électronique. Cette interaction directe facilite la gestion quotidienne et augmente l’engagement des employés avec des procédures simplifiées et transparentes.
Une connexion facile à tous vos outils utilisés en interne via API
L’API d’Officient permet une intégration fluide avec vos outils internes, tels que les systèmes pointus de gestion du temps ou d’autres logiciels RH. Cette connectivité assure des transferts de données automatiques et sécurisés entre Officient et vos systèmes, optimisant ainsi la gestion des données sans interruption ni erreur.
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Connectors : une interface
sur-mesure entre votre SIRH et notre moteur de paie
Nous vous proposons une solution innovante pour intégrer de manière fluide votre système de gestion des ressources humaines (SIRH) avec notre moteur de paie. Ce service sur-mesure évite la double saisie des données, réduit les risques d’erreurs et augmente la fiabilité de votre calcul de paie.
Intégration simplifiée et sécurisée
L’intégration via Connectors permet une transmission automatique et sécurisée vers notre moteur de paie des données essentielles telles que les éléments fixes et variables de rémunération, les heures travaillées, les absences, et les informations personnelles des employés.
L’adaptabilité de notre service assure également la compatibilité avec vos autres outils utilisés en interne, par exemple un système de gestion du temps. Connectors vous permet également de récupérer les données de salaire une fois calculées, facilitant ainsi le suivi et la gestion des rémunérations au sein de votre entreprise.
Vous souhaitez plus d’information sur notre outil Connectors ? Contactez-nous !
Reporting avancé et analyse de données
Grâce à notre outil de reporting avancés, nous vous proposons d’enrichir vos capacités d’analyse financière et RH. Nous offrons la possibilité de générer un ensemble complet de rapports, vous permettant un examen détaillé des salaires et autres données RH. Ces rapports peuvent être personnalisés selon vos besoins spécifiques, pour vous aider à mieux comprendre les évolutions au sein de votre organisation et ainsi prendre des décisions éclairées.
Vous souhaitez plus d’information sur notre solution de reporting ? Contactez-nous !
AdminBox : l’accès sécurisé à vos fiches de salaires en ligne
L’AdminBox est une plateforme conçue par Unified Post pour centraliser et sécuriser tous vos documents liés à vos missions de travail. Très utilisée par les salariés au Luxembourg, l’AdminBox vous permet d’accéder à vos fiches de paie et à d’autres documents importants à tout moment, quelle que soit l’entreprise pour laquelle vous travaillez ou avez travaillé, depuis n’importe quel support connecté, grâce à une connexion sécurisée.
Cette solution numérique élimine le risque de perte de documents et simplifie la gestion de vos archives RH. L’AdminBox assure un stockage sécurisé de vos documents et rend l’accès à l’information rapide et facile. Un seul clic suffit pour retrouver tout ce dont vous avez besoin !
Qu’est-ce qu’AdminBox et pourquoi l’utiliser ?
AdminBox est une plateforme qui vous aide à gérer tous vos documents en ligne, dans un endroit central.
Grâce à cette plateforme, vous pouvez consulter vos fiches de paie ou autres documents en ligne à tout moment et ce que vous soyez sur un ordinateur, un portable ou une tablette. Vous assurez ainsi de ne plus jamais perdre vos documents importants.
En bref, il s’agit d’une véritable bibliothèque contenant tous les documents utiles liés à vos missions de travail, accessible en un seul clic.
Pour vous connecter à votre compte :
Comment activer-créer mon compte AdminBox ?
Il n’est pas possible de créer manuellement un compte Adminbox. Effectivement, vous êtes directement invité par Securex.
Lorsque votre premier document est envoyé sur votre compte Adminbox, vous recevez un e-mail d’invitation qui vous permet d’activer votre compte Adminbox, choisir votre mot de passe et ainsi avoir accès à vos documents en ligne.
À savoir que, si votre compte Adminbox est déjà actif et que vous recevez un nouvel e-mail d’invitation sur une autre adresse électronique, vous pouvez relier la nouvelle souscription à votre compte préféré.
Pour activer votre nouveau compte vous devez :
- Aller dans votre boîte de réception et ouvrir l’e-mail d’invitation.
- Cliquer sur « Activer mon Adminbox ». Vous êtes alors redirigé vers le site Internet d’Adminbox.
- Introduire les données personnelles demandées, puis cliquer sur « Continuer ».
Vous pouvez utiliser une autre adresse e-mail que celle à laquelle l’invitation vous est parvenue. Dans ce cas, vous recevrez un e-mail de confirmation et devrez répéter la procédure d’activation de votre compte Adminbox.
Vous êtes ensuite redirigé vers la page « Aperçu » et pouvez alors accéder à votre premier document.
Comment consulter un document ?
Conseils
Pour retrouver plus facilement les documents, vous pouvez filtrer sur :
• Expéditeur
• Type de document
• Dates
Lors de la visualisation d’un document, vous pouvez facilement télécharger le PDF en cliquant sur l’icône flèche :
Comment ajouter une nouvelle souscription à un compte existant ?
Une nouvelle souscription signifie que vous allez recevoir des documents de la part de Securex pour un nouveau contrat. Effectivement, chaque contrat de travail possède son propre compte AdminBox. Ceci signifie donc que si vous avez eu plusieurs contrats de travail que cela soit avec le même employeur ou diverses employeurs différentes mais qui pour autant utilisaient tous AdminBox, alors vous aurez plusieurs comptes AdminBox pour chacun d’entre eux.
De fait, lors d’une nouvelle souscription, vous recevez un e-mail de notification afin de vous permettre d’activer ce nouveau compte AdminBox.
Deux scénarios sont alors possibles :
• Si vous recevez un e-mail de notification sur la même adresse e-mail que celle enregistrée dans Adminbox pour votre premier compte AdminBox, vous ne devez rien faire. La nouvelle souscription sera automatiquement ajoutée à votre compte. Vous aurez alors accès à l’entièreté de vos documents en ligne sur AdminBox. Rendez-vous donc simplement sur Adminbox et connectez-vous à votre compte existant pour accéder à votre nouveau document.
• Si vous êtes déjà connecté à votre premier compte Adminbox lorsque vous cliquez sur le bouton « Se connecter » dans l’e-mail de notification, l’abonnement sera automatiquement relié à votre compte.
À savoir que si vous avez reçu l’e-mail de notification pour l’activation de nouveau compte AdminBox sur une autre adresse e-mail que celle enregistrée dans Adminbox pour votre premier compte, mais que vous souhaitez continuer à utiliser votre premier compte actif pour cette nouvelle souscription, vous devez :
- Cliquez sur « Se connecter ». Vous êtes alors redirigé vers la page de connexion.
- Indiquez votre adresse e-mail (celle que vous avez utilisée pour activer votre compte Adminbox) et votre mot de passe.
- Cliquez sur « Se connecter ». Une fois que vous êtes connecté à votre compte, vous verrez apparaître un message confirmant que la nouvelle souscription est bien liée à votre compte et que le nouveau document est disponible dans votre compte.
Comment modifier mon mot de passe ?
- Rendez-vous dans le menu « Mot de passe »
- Entrez votre mot de passe actuel
- Entrez ensuite votre nouveau mot de passe. Assurez-vous d’inclure au moins: 8 caractères dont au moins 1 lettre majuscule, 1 lettre minuscule, 1 chiffre et 1 caractère spécial.
- Confirmez enfin votre mot de passe
- Cliquez sur « Sauvegarder les modifications »
Comment mettre à jour mon adresse email ?
Cette opération permet de modifier :
- l’adresse email sur laquelle vous recevez un email comme quoi un nouveau document est disponible
- l’adresse email qui faudra utiliser afin de pouvoir se connecter à votre compte personnel AdminBox
Les étapes à suivre sont les suivantes :
1. Rendez-vous dans les Paramètres utilisateur
3. Modifiez votre adresse e-mail
4. Cliquez sur Envoyer un code de validation
5. Entrez le code de validation envoyé sur votre boîte mail, puis cliquez sur « Code de vérification »
Comment réinitialiser mon mot de passe ?
1. Rendez-vous sur le site web d’AdminBox sur https://adminbox.myarchive.lu
2. Cliquez sur « Mot de passe oublié ? »
3. Introduisez votre adresse email liée à votre compte AdminBox et cliquez ensuite sur « Envoyer ».
Veuillez faire attention de ne pas, par mégarde, introduire un espace avant ou après votre adresse email. Cela pourrait nuire au bon fonctionnement de la réinitialisation de votre mot de passe.
4. Vous recevrez ainsi un code à 6 chiffres sur votre boîte mail.
5. Introduisez le code à 6 chiffres reçu par email.
6. Vous pourrez ensuite choisir un nouveau mot de passe et récupérer l’accès à votre compte AdminBox.
Document sensible et double identification
Lorsque vous essayez de vous connecter à votre compte AdminBox et donc d’avoir accès à vos documents en ligne, il est possible que vous ayez un message d’erreur comme quoi le document en question contient des informations sensibles. Vous devrez alors réaliser une double identification.
La double identification devra alors être réalisée soit en téléchargeant une application d’authentification de votre choix ; soit en scannant le QR Code avec votre portable.
