Les vacances d’été arrivant à grands pas, certains d’entre vous songent peut-être d’ores et déjà à embaucher des étudiants ou des élèves pour remplacer du personnel en congé.
Les premiers pas des étudiants et des élèves au sein du monde du travail s’accompagnent d’obligations rigoureuses pour les employeurs. Petite mise au point !
L’embauche d’élèves et d’étudiants pendant les vacances scolaires
La législation luxembourgeoise prévoit que des étudiants peuvent être embauchés pendant les vacances scolaires. Pour ce faire, un contrat spécifique doit être conclu : le contrat d’étudiant, qui doit répondre à des conditions posées par le Code du travail.
Sont considérés comme des étudiants les jeunes de 15 à 27 ans (jour du 27ème anniversaire), inscrits dans un établissement scolaire luxembourgeois ou étranger et qui suivent un enseignement à temps plein. Est également à considérer comme élève ou étudiant, toute personne dont l’inscription scolaire a pris fin depuis moins de 4 mois.
Le contrat d’étudiant doit être obligatoirement conclu par écrit au plus tard au moment de l’entrée en service. L’employeur est par ailleurs tenu de communiquer à l’ITM (Inspection du Travail et des Mines) une copie de ce contrat dans les 7 jours du début du travail. Cette communication peut être effectuée par voie électronique, sur la plateforme MyGuichet.lu.
À partir du moment où l’étudiant est régulièrement inscrit dans un établissement étranger, dont les vacances scolaires varient de celles du Grand-Duché de Luxembourg, il peut être occupé moyennant contrat d’étudiant. Un certificat de scolarité pourra prouver qu’il se trouve en période de vacances scolaires.
- La durée d’un contrat d’étudiant
La durée d’occupation d’un élève ou étudiant ne peut dépasser 2 mois par année civile, que ce soit en un ou en plusieurs contrats. Cette durée est également exprimée en heures, soit 346 heures au total sur un an.
- La rémunération pour un contrat d’étudiant
La rémunération des élèves et étudiants ne peut être inférieure à 80 % du salaire social minimum et varie en fonction de leur âge.
- L’affiliation à la sécurité sociale et la fiscalité sous contrat d’étudiant
L’embauche de l’étudiant doit être déclarée auprès du Centre Commun de la Sécurité Sociale (CCSS). Pour les étudiants ne disposant pas d’un numéro d’identification national (numéro de sécurité sociale, matricule à 13 chiffres), l’employeur doit fournir obligatoirement une copie d’une pièce d’identité de l’étudiant avec la demande d’affiliation. En cas d’embauche d’un étudiant ou élève ressortissant de pays tiers, la demande de numéro d’identification national doit être adressée à la Direction générale de l’Immigration.
Aucune cotisation sociale n’est due, à l’exception de la cotisation patronale relative à l’assurance accident, payée par l’employeur.
Les rémunérations versées aux étudiants et élèves occupés pendant les vacances scolaires sont exonérées de la retenue d’impôts pour autant que le salaire horaire ne dépasse pas 16€ brut de l’heure. Une demande d’exemption doit toutefois être adressée par l’employeur à l’Administration des Contributions Directes (ACD). Cette demande n’est pas à faire pour chaque nouvel étudiant embauché répondant aux conditions, une demande doit être faite pour la première embauche de l’année et l’ACD fournit un courrier qui vaudra pour les suivantes de l’année en cours. Cette demande doit être refaite chaque année.
- Congé payé, maladie, travail le dimanche… quid de ces dispositions pour l’étudiant ?
L’occupation d’élèves ou d’étudiants durant les vacances scolaires ne leur ouvre pas un droit à un congé payé de récréation. Un congé extraordinaire prévu pour des raisons d’ordre personnel (congé en cas de décès d’un parent ou congé en cas de mariage par exemple) doit être accordé dans les cas prévus par la loi sans qu’une indemnité ne soit due à l’étudiant pendant ces absences.
En cas de maladie de l’étudiant, ce dernier n’a pas le droit à une rémunération pendant les périodes d’absence dues à une maladie.
Les élèves et étudiants majeurs occupés pendant les vacances scolaires peuvent travailler le dimanche et un jour férié légal. Les majorations de droit commun s’appliquent alors le cas échéant.
Les élèves et étudiants de 15 ans à 18 ans peuvent également travailler un dimanche ou un jour férié légal. Dans ce cas, les majorations ci-dessous sont applicables :
- Pour le travail un dimanche : une journée de repos compensatoire entière doit être accordée dans la période de 12 jours suivant immédiatement le dimanche travaillé + supplément de 100% ;
- Pour le travail un jour férié légal : une journée de repos compensatoire entière doit être accordée dans la période de 12 jours suivant immédiatement le jour férié légal travaillé + même salaire que pour le travail du dimanche+ indemnités légales prévues en cas de travail un jour férié.
Les élèves et étudiants de 15 ans à 18 ans doivent être exempts du travail un dimanche sur deux (à l’exception du secteur de l’hôtellerie et de la restaurant pour les mois de juillet et d’août où cette limitation ne s’applique pas).
L’embauche d’étudiants ou élèves en dehors des vacances scolaires
Si l’élève ou l’étudiant n’est pas en vacances scolaires dûment constatées par un certificat de scolarité, il est tout de même possible d’embaucher un élève ou un étudiant sous un contrat à durée déterminée (CDD).
- La durée de ces CDD en dehors des vacances scolaires
La durée hebdomadaire de ce CDD ne peut dépasser 15 heures en moyenne sur une période d’un mois ou de 4 semaines.
Ces CDD peuvent être conclus successivement entre un même employeur pour une durée totale maximale de 60 mois (5 ans), renouvellement(s) compris. Ces contrats peuvent être renouvelés plus de 2 fois, même pour une durée totale dépassant 24 mois, sans être considérés comme contrats de travail à durée indéterminée.
- La rémunération des élèves et étudiants dans le cadre de ces CDD
L’employeur devra payer au minimum un salaire qui correspond au salaire social minimum (actuellement 2.703,74€ à l’indice 968,04).
- L’affiliation à la sécurité sociale et la fiscalité de l’étudiant sous CDD en dehors des vacances scolaires
Bien qu’il s’agisse d’étudiants ou d’élèves, ces derniers, embauchés sous CDD en dehors des vacances scolaires, sont à considérer comme des salariés ordinaires.
Ainsi, l’élève ou l’étudiant occupé sous CDD en dehors des vacances scolaires devra être affilié auprès de l’ensemble des régimes de sécurité sociale luxembourgeois. Pour les étudiants ne disposant pas d’un numéro d’identification national (numéro de sécurité sociale, matricule à 13 chiffres), l’employeur doit, à l’instar du contrat d’étudiant, fournir obligatoirement une copie d’une pièce d’identité de l’étudiant avec la demande d’affiliation afin d’obtenir ce numéro d’identification national. Aussi, en cas d’embauche d’un étudiant ou élève ressortissant de pays tiers, la demande de numéro d’identification national doit être adressée à la Direction générale de l’Immigration.
Le système de retenue d’impôt à la source ordinaire s’applique pour ces étudiants qui recevront une carte d’impôt.
- Congé payé, maladie, travail le dimanche… quid de ces dispositions pour l’étudiant sous CDD ?
Étant donné que ces CDD en dehors des vacances scolaires sont limités à une durée hebdomadaire de 15 heures, les élèves et étudiants occupés sous CDD ont droit au prorata du congé légal. Le même raisonnement s’applique pour les jours fériés légaux.
Aucune disposition légale n’interdit aux élèves et étudiants majeurs de travailler le dimanche. Et si tel est le cas, ce sont les majorations de droit commun qui s’appliquent.
Cependant, les élèves et étudiants âges entre 16 ans et moins de 18 ans ne peuvent pas être occupés les dimanches, sauf en cas de force majeure ou si l’existence ou la sécurité de l’entreprise l’exigent.
En cas de maladie, l’élève ou l’étudiant est soumis aux mêmes obligations que les salariés ordinaires. Il doit dûment avertir l’employeur et lui communiquer un certificat médical. Les jours d’incapacité de travail seront rémunérés comme pour un salarié ordinaire.
Conclusion
L’embauche d’étudiants, en période de vacances scolaires ou en dehors de ces périodes, est bénéfique tant pour eux que pour les employeurs. Une bonne gestion implique de bien connaître les règles qui encadrent cette pratique !
