Vie privée et protection des données à caractère personnel

Qui sommes-nous ?

Les services, sites et applications sont mis à votre disposition par Securex Luxembourg SA, dont le siège social est établi 2, Avenue du Blues – L-4368 Belvaux, TVA LU19009176, et qui est joignable par téléphone au numéro + 352 26 38 46 1 ou aux contacts mentionnés sur cette page : https://securex.lu/contact.

Securex est un acteur international dans le domaine de l’administration sociale et RH pour les personnes privées, les starters, les indépendants, les PME et les grandes entreprises. Comme partenaire RH full service, nous misons sur le bien-être et le talent des travailleurs, des collaborateurs, des clients et des travailleurs indépendants. L’employabilité durable est importante, pour tout un chacun. C’est pourquoi, nous développons diverses solutions visant à offrir un soutien préventif et proactif aux personnes concernées. 

Securex développe et gère à ce niveau également des solutions de gestion RH pouvant aider les entreprises et leurs travailleurs à uniformiser leurs principaux processus RH. 

Souvent, nous agissons, par nos services fournis, les applications et les processus sous-jacents, comme responsable du traitement pour vos données à caractère personnel. Dans ce cas, vous êtes tenu de nous contacter en cas de questions ou de remarques. Lorsque des entreprises et/ou leurs travailleurs font appel à nos solutions et applications, par exemple dans le cadre du payroll, et téléchargent des données à caractère personnel ou traitent celles-ci dans lesdites solutions, nous pouvons également agir comme sous-traitant des données pour le compte de nos clients. Dans ce cas, votre employeur est le premier interlocuteur en cas de questions ou de remarques par rapport à ces données. 

Lors du traitement de vos données à caractère personnel, Securex peut par conséquent agir tant comme responsable que comme sous-traitant pour votre employeur. N’importe la qualification, nous attachons toujours une haute importance à la protection de votre vie privée, de vos données à caractère personnel et à votre feedback.

Cette déclaration de confidentialité s’applique au traitement de données à caractère personnel des activités de traitements dans lesquelles nous agissons comme responsable de traitement.

Finalités du traitement

Vos données à caractère personnel sont traitées par Securex Luxembourg SA, conformément au Règlement européen (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après RGPD), lors de l’exécution d’un service proposé ou demandé, en raison d’une demande d’information, de document ou de contact ou encore lors de l’’utilisation d’une application ou du site web. Securex Luxembourg SA traite les données à caractère personnel que vous communiquez à ses services et sur ses sites et applications pour les finalités suivantes :

1. Répondre favorablement aux demandes que vous formulez lorsque vous contactez ou visitez le site web ou lorsque vous utilisez une application;
2. Exécuter des tâches administratives et organisationnelles liées à la prestation de services, à la gestion des sites web et aux contacts commerciaux et administratifs de Securex Luxembourg SA, tant à l’égard des clients que des fournisseurs. L’objectif est également de réduire la charge administrative et d’optimiser la gestion opérationnelle et la gestion des données :
3. Optimiser et évaluer la qualité des services offerts aux utilisateurs et aux clients et celle des sites et des applications.
4. Établir des études de marché et des statistiques de fréquentation.
5. Vous informer régulièrement, notamment par courrier électronique, des activités, des nouveaux services et produits de Securex Luxembourg SA ou pour vous interroger sur les services et produits nouveaux ou fournis.
6. Communiquer vos données à caractère personnel à toutes les entités juridiques de l’entité économique connue sous la dénomination Groupe Securex, en particulier afin de leur permettre de vous adresser toute forme d’offre promotionnelle par courrier électronique.
7. L’organisation et la mise en œuvre d’une gamme des services demandés par et/ou convenus avec vous et/ou votre employeur.

En ce qui concerne les quatre premières finalités, Securex Luxembourg SA se fonde sur son intérêt légitime à gérer ses services, sites et applications, à comprendre la manière dont ses sites et applications sont utilisés et à répondre de manière correcte et adéquate aux requêtes des visiteurs des sites et applications. Dans la mesure où ces traitements se font à l’aide de cookies, notre cookie policy est également d’application.En ce qui concerne le cinquième objectif, Securex Luxembourg SA se base sur :

• son intérêt légitime à informer ses clients existants sur ses services et produits et à les contacter pour sonder leurs attentes et leurs expériences concernant ces produits et services,
• votre consentement individuel pour être contacté à cette fin.

Pour le sixième objectif, Securex Luxembourg SA ne traite vos données qu’avec votre consentement. Vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment sans préjudice de la légitimité du traitement effectué avant le retrait de votre consentement.

En ce qui concerne le dernier objectif, le traitement de vos données personnelles par Securex Luxembourg SA dépend du type de prestation de service: 

• Le traitement peut être basé sur votre consentement et/ou votre inscription au service demandé : par exemple pour des formations, des webinars, le téléchargement d’un white paper…
• Le traitement peut être nécessaire à l’exécution d’une obligation contractuelle avec vous ou, par exemple, votre employeur : par exemple, dans le cadre de la gestion des salaires ou des activités de consultance.

En ce qui concerne les six premières finalités, Securex Luxembourg SA traite vos données en tant que responsable du traitement et est donc responsable et point de contact pour l’exercice de vos droits.

En ce qui concerne la dernière finalité, Securex Luxembourg peut traiter vos données personnelles en tant que responsable du traitement mais également en tant que sous-traitant, par exemple pour le compte du client ou de l’employeur concerné (par. ex gestion des salaires). Dans ce cas, c’est notre client ou votre employeur qui est responsable pour ce traitement et donc le point de contact pour exercer vos droits.

Catégories des personnes concernées

Securex Luxembourg SA traite vos données à caractère personnel en tant qu’utilisateur des sites et des applications en tant qu’employeur, son représentant ou un collaborateur d’une société cliente. Securex Luxembourg SA peut également traiter vos données personnelles en tant que personne de contact d’un fournisseur, de partenaires, … auxquels nous faisons appel.

Catégories de données traitées

Les données personnelles peuvent être définies comme toute information relative à une personne physique identifiée ou identifiable (personne concernée).

Securex Luxembourg traite ou peut traiter les données suivantes :

– données d’identification,

– caractéristiques personnelles,

– données financières et salariales,

– données de contact,

– données familiales,

– données relatives à l’emploi ou au poste de travail et/ou à la carrière,

– données relatives aux prestations, aux cours suivis ou autres…

– le cas échéant, données relatives à certains convictions ou opinions (congé éventuel), adhésions ou autres données pertinentes qui font part des catégories particulières.

Certaines données ne seront traitées pour le compte de votre employeur, par exemple dans le but de vous accorder un avantage.

Les données à caractère personnel peuvent être fournies soit par vous-même, soit par votre employeur ou par l’intermédiaire de celui-ci : votre employeur peut nous fournir des données à caractère personnel directement ou par le biais d’une intégration avec d’autres partenaires RH ou fournisseurs de services.

Vos droits

Vous pouvez prendre connaissance des données traitées par Securex Luxembourg SA et, le cas échéant, les faire rectifier en envoyant une demande datée et signée, accompagnée d’une copie recto-verso de votre carte d’identité, par e-mail à securex@privacy.eu ou par courrier postal à Groupe Securex, Data Protection Officer, avenue de Tervueren 43, 1040 Bruxelles. Vous pouvez en outre, suivant les mêmes modalités et dans les limites fixées par le RGPD, vous opposer au traitement des données ou demander que ce traitement soit limité. Vous avez également la possibilité de demander que les données vous concernant soient effacées ou transférées. De plus amples informations peuvent être obtenues à la même adresse.

Le cas échéant, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de Protection des Données.

Période de conservation

Securex Luxembourg SA ne conserve vos données à caractère personnel qu’aussi longtemps que nécessaire pour les finalités du traitement, sauf si la loi exige de les conserver plus longtemps.

Confidentialité

Afin d’éviter autant que possible les accès non autorisés aux données à caractère personnel que vous nous communiquez, Securex Luxembourg SA respecte des procédures strictes en termes de sécurité.

Il se peut que pour accéder à certains services, vous deviez vous enregistrer au préalable. Vous devez vous engager à communiquer des données exactes et complètes à Securex Luxembourg SA, et à l’informer de toute modification de ces données. Les données d’accès que vous recevrez de Securex Luxembourg SA sont strictement personnelles et doivent être tenues secrètes. Si vous soupçonnez que vos données d’accès ont été utilisées abusivement, vous devez en informer Securex Luxembourg SA sans délai.

Securex Luxembourg SA peut prendre les mesures nécessaires pour assurer la bonne gestion de ses sites et de son système informatique. Securex Luxembourg SA peut à cet effet accéder à tout moment à toute information, communication ou autre élément stocké dans ledit site ou système. Dans ce contexte, Securex Luxembourg SA peut également bloquer votre accès de manière temporaire ou permanente, entre autres en cas de (présomption de) fraude, d’abus ou de violation de la confidentialité de vos données d’accès.

Communication de données

Securex Luxembourg SA peut communiquer vos données à caractère personnel à un tiers à la demande de toute autorité légalement autorisée, ou même de sa propre initiative si l’entreprise considère en toute bonne foi qu’une telle communication est requise pour se conformer aux lois et règlements, pour protéger et/ou défendre les droits ou les biens de Securex Luxembourg SA, des entités juridiques du Groupe Securex, ou des utilisateurs des sites et applications, ou, dans des circonstances particulières, pour protéger la sécurité de Securex Luxembourg SA, des entités juridiques du Groupe Securex, de ses clients, et/ou des utilisateurs des sites et applications.

Vos droits

Vous pouvez prendre connaissance des données traitées par Securex Luxembourg SA et, le cas échéant, les faire rectifier en envoyant une demande datée et signée, accompagnée d’une copie recto-verso de votre carte d’identité, par e-mail à securex@privacy.eu ou par courrier postal à Groupe Securex, Data Protection Officer, avenue de Tervueren 43, 1040 Bruxelles. Vous pouvez en outre, suivant les mêmes modalités et dans les limites fixées par le RGPD, vous opposer au traitement des données ou demander que ce traitement soit limité. Vous avez également la possibilité de demander que les données vous concernant soient effacées ou transférées. De plus amples informations peuvent être obtenues à la même adresse.

Le cas échéant, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de Protection des Données.

Période de conservation

Securex Luxembourg SA ne conserve vos données à caractère personnel qu’aussi longtemps que nécessaire pour les finalités du traitement, sauf si la loi exige de les conserver plus longtemps.

Confidentialité

Afin d’éviter autant que possible les accès non autorisés aux données à caractère personnel que vous nous communiquez, Securex Luxembourg SA respecte des procédures strictes en termes de sécurité.

Il se peut que pour accéder à certains services, vous deviez vous enregistrer au préalable. Vous devez vous engager à communiquer des données exactes et complètes à Securex Luxembourg SA, et à l’informer de toute modification de ces données. Les données d’accès que vous recevrez de Securex Luxembourg SA sont strictement personnelles et doivent être tenues secrètes. Si vous soupçonnez que vos données d’accès ont été utilisées abusivement, vous devez en informer Securex Luxembourg SA sans délai.

Securex Luxembourg SA peut prendre les mesures nécessaires pour assurer la bonne gestion de ses sites et de son système informatique. Securex Luxembourg SA peut à cet effet accéder à tout moment à toute information, communication ou autre élément stocké dans ledit site ou système. Dans ce contexte, Securex Luxembourg SA peut également bloquer votre accès de manière temporaire ou permanente, entre autres en cas de (présomption de) fraude, d’abus ou de violation de la confidentialité de vos données d’accès.

Communication de données

Securex Luxembourg SA peut faire appel à d’autres fournisseurs pour réaliser des activités de traitement spécifiques. Ces fournisseurs, qu’il s’agisse de sous-traitants ou de sous-traitants secondaires, doivent également respecter toutes les obligations et réglementations et offrir des protections et garanties suffisantes pour que les activités de traitement soient toujours conformes aux obligations du RGPD.

Securex Luxembourg SA peut également partager certaines de vos données personnelles avec un employeur ou un autre client concerné, avec des intermédiaires auxquels vous ou votre employeur avez donné procuration (par ex. un comptable) ou avec une autre partie en exécution de l’accord entre les parties concernées.  

Securex Luxembourg SA peut également avoir à divulguer vos données à caractère personnel à un tiers à la demande de toute autorité légalement autorisée, ou même de sa propre initiative si l’entreprise considère en toute bonne foi qu’une telle divulgation est requise pour se conformer aux lois et règlements, pour protéger et/ou défendre les droits ou les biens de Securex Luxembourg SA, des entités juridiques du Groupe Securex, ou des utilisateurs des sites et applications, ou, dans des circonstances particulières, pour protéger la sécurité de Securex Luxembourg SA, des entités juridiques du Groupe Securex, de ses clients, et/ou des utilisateurs des sites et applications.

Transfert de données vers des pays tiers

Securex Luxembourg SA ne transfère pas de données personnelles en dehors de l’EEE.

Si un transfert de données vers un pays situé en dehors de l’EEE s’avérait néanmoins nécessaire pour assurer la continuité des services, Securex Luxembourg SA mettrait en œuvre les mesures appropriées conformément à la législation sur la protection des données et veillerait à ce que les personnes concernées disposent de droits exécutoires et de recours efficaces.