Les vacances d’été arrivant à grands pas, nombreux sont les employeurs qui envisagent de recourir à des élèves ou étudiants afin de faire face aux absences de personnel.

Si cette pratique est courante et particulièrement flexible, elle n’en reste pas moins encadrée par des règles spécifiques, qui varient sensiblement selon le type de contrat utilisé et la période d’occupation.

À cela s’ajoute une évolution législative importante, avec l’extension de l’obligation scolaire à 18 ans à compter du 1^er septembre 2026, qui viendra modifier certaines pratiques d’engagement.

Dans ce contexte, il est essentiel d’adopter les bons réflexes afin d’éviter les erreurs les plus fréquentes et de sécuriser le recours aux étudiants.

L’embauche d’étudiants pendant les vacances scolaires

La législation luxembourgeoise permet d’embaucher des étudiants pendant les vacances scolaires, moyennant la conclusion d’un contrat spécifique: le contrat d’occupation d’étudiant. Celui-ci doit respecter un certain nombre de conditions prévues par le Code du travail.

La prime jeune salarié s’inscrit davantage dans une logique d’accompagnement sur la durée. Elle vise les salariés en début de carrière, engagés dans le cadre d’un premier contrat de travail à durée indéterminée.

Qui est concerné ?

Sont considérés comme étudiants les jeunes de 15 à 27 ans (jusqu’au jour de leur 27^ème anniversaire), inscrits dans un établissement scolaire luxembourgeois ou étranger suivant un enseignement à temps plein. Est également à considérer comme élève ou étudiant, toute personne dont l’inscription scolaire a pris fin depuis moins de 4 mois.

Le contrat d’occupation d’étudiant doit être obligatoirement conclu par écrit au plus tard au moment de l’entrée en service. Une copie doit en outre être transmise à l’Inspection du Travail et des Mines (ITM) dans les 7 jours suivant le début de l’activité. Cette communication peut être effectuée par voie électronique, sur la plateforme MyGuichet.lu.

Lorsque l’étudiant est inscrit dans un établissement étranger, il peut également être engagé sous contrat d’occupation d’étudiant pendant ses propres périodes de vacances scolaires, même si celles-ci différent de celles applicables au Grand-Duché. Dans ce cas, un certificat de scolarité permet d’attester la période de vacances.

Combien de temps pouvez-vous occuper un étudiant ?  

La durée totale d’occupation d’un étudiant est strictement limitée à 2 mois par année civile, tous employeurs et contrats confondus.

Ce plafond correspond à 346 heures maximum sur l’année.

Quelle est la rémunération à prévoir ?

La rémunération des élèves et étudiants ne peut être inférieure à 80 % du salaire social minimum et varie en fonction de leur âge.

	%	Salaire brut mensuel (indice 992,24)	Salaire brut horaire (indice 992,24)
18 ans et plus, non qualifié	80% de 100% SSM	2.217,06€	12,8154€
17 ans à 18 ans	80% de 80% SSM	1.773,35€	10,2523€
15 à 16 ans	80% de 75% SSM	1.662,80€	9,6115€

Quelles obligations en matière de sécurité sociale et de fiscalité ?

L’étudiant doit être déclaré auprès du Centre Commun de la Sécurité Sociale (CCSS).

Si l’étudiant ne dispose pas d’un numéro d’identification national (numéro de sécurité sociale, matricule à 13 chiffres), l’employeur doit joindre une copie de sa pièce d’identité à la demande d’affiliation. Pour les ressortissants de pays tiers, une demande de numéro d’identification national doit être introduite à la Direction générale de l’Immigration.

Aucune cotisation sociale n’est due, à l’exception de la cotisation patronale relative à l’assurance accident, payée par l’employeur.

Les rémunérations versées aux étudiants et élèves occupés pendant les vacances scolaires sont exonérées de retenue d’impôt à la source, à condition que le salaire ne dépasse pas 18€ brut de l’heure. Cette exonération n’est toutefois pas automatique : l’employeur doit introduire une demande auprès de l’Administration des Contributions Directes (ACD). Une seule demande est nécessaire par année : l’attestation délivrée par l’ACD couvre ensuite l’ensemble des étudiants engagés durant l’année concernée.

Congé, maladie, travail le dimanche : quelles règles appliquer ?

Les élèves ou étudiants occupés pendant les vacances scolaires ne bénéficient pas de congé payé.

Les congés extraordinaires prévus pour des raisons d’ordre personnel (exemple :  naissance, mariage, décès d’un membre de famille…) doivent toutefois être accordés lorsque les conditions légales sont remplies, sans qu’aucune rémunération ne soit due par l’employeur pendant ces absences.

En cas de maladie, l’étudiant n’a par ailleurs pas droit au maintien de sa rémunération pendant sa période d’incapacité de travail. Pour l’employeur, il n’est dès lors pas nécessaire de procéder à la déclaration de cette maladie auprès du CCSS.

S’agissant du travail le dimanche et les jours fériés, les règles diffèrent selon l’âge de l’étudiant :

• Les étudiants majeurs peuvent être occupés ces jours-là, moyennant l’application, des majorations prévues par le droit commun.
• Pour les élèves et étudiants de 15 ans à 18 ans, le recours au travail le dimanche et les jours fériés reste possible, mais il est encadré plus strictement.
• Pour le travail un dimanche : une journée de repos compensatoire entière doit être accordée dans la période de 12 jours suivant immédiatement le dimanche travaillé + un supplément de 100% ;
• Pour le travail un jour férié légal : une journée de repos compensatoire entière doit être accordée dans la période de 12 jours suivant immédiatement le jour férié légal travaillé + rémunération à 300% du salaire horaire normal ;
• De plus, les élèves et étudiants de 15 ans à 18 ans doivent être exempts du travail un dimanche sur deux (à l’exception du secteur de l’hôtellerie et de la restaurant pour les mois de juillet et d’août où cette limitation ne s’applique pas).

L’embauche d’étudiants ou élèves en dehors des vacances scolaires

Lorsqu’un élève ou un étudiant ne se trouve pas en période de vacances scolaires dûment établie (notamment par un certificat de scolarité), il est tout de même possible de l’embaucher sous un contrat à durée déterminée spécifique, dit CDD « étudiant ».

Qui est concerné ?

Actuellement, l’obligation scolaire est fixée de 4 à 16 ans, ce qui permet en pratique de conclure un contrat de travail avec un étudiant à partir de 16 ans en dehors des vacances scolaires.

Cette situation évoluera toutefois prochainement : en application de la loi du 20 juillet 2023 relative à l’obligation scolaire, celle-ci s’étendra jusqu’à l’âge de 18 ans à partir du 1^er septembre 2026. En conséquence, sauf exceptions prévues par la loi, un élève ou un étudiant devra avoir atteint l’âge de 18 ans pour pouvoir être engagé en dehors des périodes de vacances scolaires.

Quid du contrat étudiant d’un élève de moins de 18 ans commencé avant le 1^er septembre 2026 ?
L’article 16 de la loi du 20 juillet 2023 relative à l’obligation scolaire prévoit une disposition transitoire importante : l’extension de l’obligation scolaire jusqu’à 18 ans ne s’applique pas aux élèves ayant déjà atteint l’âge de 17 ans avant le 1er septembre 2026. En pratique, il peut être déduit de cette disposition que, dans cette situation, les contrats de travail en cours peuvent continuer à produire leurs effets au-delà de cette date.
Par ailleurs, un mécanisme de dispense est prévu par cette loi. En effet, un mineur âgé d’au moins 16 ans ayant signé un contrat de travail peut être dispensé de l’obligation scolaire pendant la durée de celui-ci, à condition qu’une demande écrite soit introduite par les titulaires de l’autorité parentale auprès du ministre compétent, au plus tard huit jours avant le début de la dispense. Un tel mécanisme pourrait, dans certaines situations, permettre la poursuite d’un contrat de travail au-delà du 1er septembre 2026, y compris pour des étudiants n’ayant pas encore atteint l’âge de 18 ans.

Quelle durée de travail respecter ?

La durée de travail hebdomadaire est limitée à 15 heures en moyenne, calculée sur une période d’un mois ou de 4 semaines.

Ces contrats peuvent être conclus successivement entre un même employeur, pour une durée totale maximale de 60 mois (5 ans), renouvellement(s) compris. Ils peuvent en outre être renouvelés plus de 2 fois, y compris lorsque leur durée totale dépasse 24 mois, sans être requalifiés en contrat à durée indéterminée.

Quelle est la rémunération à prévoir ?

L’employeur devra payer au minimum un salaire qui correspond au salaire social minimum (actuellement 2.771,33€ à l’indice 992,24).

Quelles obligations en matière de sécurité sociale et de fiscalité ?

Bien qu’il s’agisse d’étudiants ou d’élèves, ces derniers, embauchés sous CDD en dehors des vacances scolaires, sont à considérer comme des salariés ordinaires. Ils doivent dès lors être affiliés à l’ensemble des régimes de sécurité sociale luxembourgeois.

Si l’étudiant ne dispose pas encore d’un numéro d’identification national (numéro de sécurité sociale, matricule à 13 chiffres), l’employeur doit joindre une copie de sa pièce d’identité à la demande d’affiliation. Pour les ressortissants de pays tiers, une demande de numéro d’identification national doit être introduite à la Direction générale de l’Immigration.

Sur le plan fiscal, le régime de droit commun s’applique : l’étudiant est soumis à la retenue d’impôt à la source et se voit délivrer une carte d’impôt. En pratique toutefois, lorsque la rémunération se limite aux minimums légaux, l’étudiant ne sera généralement pas imposé, dans la mesure où ses revenus demeurent en dessous du seuil d’imposition. Il pourra en outre même bénéficier des crédits d’impôts (CIS, CI-CO₂ et CISSM).

Congé, maladie, travail le dimanche : quelles règles appliquer ?

Les élèves et étudiants engagés sous CDD « étudiants » bénéficient d’un droit au congé légal calculé au prorata de leur temps de travail (maximum 15 heures par semaine). Le même principe s’applique pour les jours fériés légaux.

S’agissant du travail le dimanche ou jour férié légal, aucune disposition légale n’interdit aux élèves et étudiants majeurs d’être occupés ce jour-là ; les majorations de droit commun trouvent alors à s’appliquer le cas échéant.

En revanche, les élèves et étudiants âgés de 16 ans à moins de 18 ans ne peuvent pas être occupés les dimanches ou les jours fériés légaux, sauf en cas de force majeure ou lorsque l’existence ou la sécurité de l’entreprise l’exigent.

Enfin, en cas de maladie, les étudiants sont soumis au régime applicable aux salariés ordinaires : ils doivent avertir l’employeur de leur absence et lui communiquer un certificat médical.  Les périodes d’incapacité de travail seront rémunérées selon les règles applicables aux salariés.

Conclusion

Le recours à des étudiants constitue une solution souple pour les employeurs, mais suppose de bien maîtriser le cadre juridique applicable, qui varie sensiblement selon que l’activité a lieu pendant ou en dehors des vacances scolaires.

L’entrée en vigueur, au 1er septembre 2026, de l’extension de l’obligation scolaire jusqu’à 18 ans constitue à cet égard un point d’attention majeur, susceptible d’avoir un impact concret sur vos pratiques d’engagement.

Dans ce contexte, une analyse préalable des situations envisagées apparaît essentielle afin de sécuriser le recours aux différents types de contrats et d’en maîtriser les implications, notamment en matière de temps de travail, de sécurité sociale et de fiscalité.

L’équipe légale reste bien entendu à votre disposition pour toute question relative à ces dispositifs.