À l’approche de la rentrée, de nombreux étudiants s’apprêtent à rejoindre le monde de l’entreprise pour une première immersion professionnelle. Pour les employeurs, c’est l’occasion de transmettre leur savoir-faire… mais accueillir un stagiaire impose aussi de respecter quelques règles essentielles.

Voici un tour d’horizon simplifié pour préparer l’arrivée d’un stagiaire en toute sérénité !

Quels types de stages existe-t-il ?

Il existe deux catégories de stages :

Les stages obligatoires et conventionnés prévus par un établissement scolaire

Les stages visés dans cette section sont ceux intégrés au programme d’un établissement d’enseignement, qu’il soit luxembourgeois ou étranger. Ne sont pas concernés les stages obligatoires liés à la formation professionnelle, à l’orientation ou à l’accès à une profession réglementée.

Ce type de stage nécessite la signature d’une convention tripartite entre l’établissement scolaire, le stagiaire (ou son représentant légal lorsqu’il est mineur) et l’entreprise.

Les stages pratiques en vue de l’acquisition d’une expérience professionnelle

Destinés à acquérir de l’expérience professionnelle, ces stages peuvent être conclus directement entre une entreprise et un élève ou un étudiant. Une convention de stage bipartite est alors signée entre les deux parties.

Est considéré comme élève ou étudiant, la personne:

• inscrite dans un établissement d’enseignement luxembourgeois ou étranger et qui suit de façon régulière un cycle d’enseignement;
• titulaire d’un diplôme de fins d’études secondaires luxembourgeois ou équivalent ;
• la personne qui a accompli avec succès un premier cycle de l’enseignement supérieur ou universitaire.

Dans ces 2 derniers cas, la totalité de la durée du stage doit se situer dans les 12 mois qui suivent la fin de la dernière inscription scolaire ayant été conduit à l’obtention de l’un des diplômes mentionnés. En effet, l’idée de ces stages non obligatoires est alors de permettre aux étudiants ayant terminé leurs études de s’orienter sur le marché de l’emploi et de bénéficier ainsi d’une première expérience professionnelle.

La durée des stages pratiques ne peut pas dépasser 6 mois sur une période de 24 mois auprès du même patron de stage.

Afin de limiter le recours aux stagiaires et ainsi éviter que les stages ne deviennent du travail dissimulé, des garde-fous afin ont été mis en place. Ainsi, le nombre de stages pratiques en cours dans une même entreprise est limité à 10% de l’effectif de la société. Dans les entreprises occupant moins de 10 salariés, le maximum est fixé à un stage.

Ces limitations ne s’appliquent pas pendant la période du 1^er juillet au 30 septembre inclus.

Et pour les stagiaires ressortissants de pays tiers ?

Pour les stagiaires venant de pays hors de l’Espace Economique Européen et de la Suisse, lorsqu’ils sont embauchés pour un stage au Luxembourg et qu’ils n’ont pas encore de numéro de matricule luxembourgeois, il est nécessaire d’en obtenir un. Pour cela, le stagiaire ou le patron de stage doit contacter par email la Direction Générale de l’Immigration (auprès du Ministère des Affaires étrangères). Cette dernière fournira le numéro de matricule, qui sera ensuite automatiquement transmis au Centre Commun de la Sécurité Sociale.

En fonction de la situation personnelle du stagiaire, des démarches supplémentaires pourraient être nécessaires, comme la demande d’une autorisation de séjour ou de travail.

Qu’en est-il de l’affiliation à la sécurité sociale ?

L’affiliation à la sécurité sociale luxembourgeoise dépend de la nature du stage considéré.

Pour un stage obligatoire et conventionné

Si le stagiaire effectue un stage obligatoire de maximum 3 mois, il ne sera affilié qu’à l’assurance relative à l’accident du travail. Si le stage est un stage obligatoire dure plus de 3 mois, le stagiaire sera affilié à toutes les branches de la sécurité sociale et cotisera à toutes les branches, avec une base cotisable minimale égale au salaire social minimum.

Le stagiaire ne sera pas affilié auprès du Centre Commun de la Sécurité Sociale dans les cas suivants :

• il effectue un stage prescrit par un établissement au Luxembourg ;
• il est domicilié légalement au Luxembourg ;
• il effectue un stage prescrit par un établissement scolaire étranger tout en étant assuré contre le risque accident dans son pays de résidence, soit en vertu d’une couverture assurance via l’établissement scolaire, soit par application du régime légal de sécurité sociale du pays de résidence.

Pour un stage pratique

En cas de stage pratique, si le stage ne dépasse pas 3 mois, le stagiaire ne sera affilié qu’à l’assurance relative à l’accident du travail. Si le stage dure plus de 3 mois, le stagiaire sera affilié à toutes les branches de la sécurité sociale et cotisera à toutes les branches, avec une base cotisable minimale égale au salaire social minimum.

Comment rémunérer le stagiaire ?

Quel que soit le type de stage, la rémunération minimale à verser au stagiaire varie selon la durée du stage.

Il est à noter également qu’en cas de convention de stage conclue à temps partiel, la durée maximale du stage est calculée en heures et l’indemnisation prévue ci-dessous devra être proratisée.

Concernant les stages obligatoires et conventionnés :

Durée du stage	Rémunération minimale (à l’indice 968,04)
Moins de 4 semaines	Pas de rémunération obligatoire
A partir de 4 semaines et plus	30% du salaire social minimum non qualifié (811,12€)

En revanche, le texte de loi prévoit une possibilité de déroger à l’obligation d’indemnisation si l’établissement d’enseignement prévoit expressément une interdiction d’indemnisation dans la convention de stage qu’il établit et qu’il fait du respect de cette interdiction une condition de reconnaissance du stage.

Pour cela, l’élève ou l’étudiant concerné soumet, avant le début du stage, au ministre ayant le Travail dans ses attributions la convention de stage pour attestation. Celle-ci vaut exonération de l’obligation d’indemnisation pour le patron de stage.

Concernant les stages pratiques :

Durée du stage	Rémunération minimale (à l’indice 968,04)
Moins de 4 semaines	Pas de rémunération obligatoire
Entre 4 et 12 semaines incluses	40% du salaire social minimum non qualifié* (1.081,49€)
Entre plus de 12 semaines et 26 semaines incluses	75% du salaire social minimum non qualifié* (2.027,80€)

*Attention ! Pour les stagiaires qui ont accompli avec succès un premier cycle de l’enseignement supérieur ou universitaire, le salaire de référence est le salaire social minimum pour salariés qualifiés.

Points clés à ne pas oublier

Ce que doit contenir une convention de stage

Toute convention de stage devra comporter obligatoirement les mentions suivantes :

• les activités confiées au stagiaire ;
• les dates de début et de fin du stage et la durée hebdomadaire maximale de présence du stagiaire ;
• les modalités d’autorisation d’absence, notamment pour se présenter auprès d’un employeur potentiel ;
• le cas échéant l’indemnisation du stagiaire ;
• la désignation d’un tuteur ;
• les avantages éventuels dont le stagiaire peut bénéficier ;
• le régime de protection sociale dont bénéficie le stagiaire, notamment en matière d’assurance-accident ;
• les modalités de résiliation unilatérale ou d’un commun accord de la convention de stage avant la fin du stage.

Le rôle du stage

Les stages doivent avoir un caractère d’information, d’orientation et de formation professionnelle et ne pas affecter l’élève ou l’étudiant à des tâches requérant un rendement comparable à celui d’un salarié. Ils ne doivent par ailleurs ni suppléer des emplois permanents, ni remplacer un salarié temporairement absent, ni même être recrutés pour faire face à des surcroîts de travail temporaires.

Un tuteur pour accompagner le stagiaire

Chaque stagiaire se voit attribuer un tuteur qui est chargé de l’intégrer au mieux dans l’entreprise, d’assurer son suivi régulier, de répondre à ses questions, de lui dispenser conseil et guidance et d’émettre, en fin de stage et pour les stages d’une durée de 4 semaines au moins, une appréciation critique et circonstanciée.

Un registre des stages à tenir à jour

Le patron de stage doit tenir un registre des stages qui pourra être consulté à tout moment par la délégation du personnel et doit être rendu accessible à l’Inspection du travail et des mines sur simple demande.

Des droits à respecter

Les dispositions légales en matière de temps de travail, de repos hebdomadaire, de jours fériés légaux, de congé annuel, de harcèlement sexuel, de sécurité et santé au travail et sur l’emploi des jeunes salariés sont également applicables aux stagiaires.

En pratique, une demande d’examen médical au service de santé au travail doit systématiquement être effectuée avant le début du stage. Aussi, en cas de congés acquis non pris à la fin de la convention de stage, lesdits jours devront être payés sous la forme d’une indemnité.