Depuis le 2 avril 2024, de nouvelles règles de déclaration pour les activités professionnelles à l’étranger de vos employés sont en vigueur. Ces nouvelles procédures remplacent le formulaire de télétravail transfrontalier qui était applicable depuis le 1ᵉʳ juillet 2023, conformément à l’accord-cadre.

Dorénavant, toute activité effectuée depuis l’étranger par vos salariés (que ce soit du télétravail, des voyages professionnels, des formations, des détachements ou de la pluriactivité) doit faire l’objet d’une déclaration obligatoire au Centre Commun de la Sécurité Sociale (CCSS), soit par voie électronique via SECUline, soit sur support papier (procédure DEMDET). Voici ce qu’il faut savoir pour bien comprendre ces nouvelles obligations.

Principes de base à connaître

Affiliation à un seul régime de sécurité sociale

Deux principes sont à retenir :

• Un salarié ne peut être soumis qu’à une seule législation sociale nationale pour une même période de travail.
• En règle générale, le salarié est affilié à la sécurité sociale du pays dans lequel il travaille.

Exceptions possibles

Cependant, si votre salarié travaille temporairement ou partiellement à l’étranger, des exceptions prévues par la réglementation européenne permettent de maintenir son affiliation à la sécurité sociale luxembourgeoise. Pour cela, l’employeur doit accomplir certaines démarches afin d’obtenir le certificat A1, qui confirme le régime de sécurité sociale applicable au travailleur. Ce certificat est requis pour toute activité dans l’Union Européenne (UE), l’Espace Économique Européen (EEE), la Suisse et le Royaume-Uni. Pour les autres pays, une attestation spécifique doit être délivrée.

Trois situations nécessitant un certificat A1

Détachement à l’étranger

Le détachement concerne les salariés envoyés temporairement par leur employeur dans un autre État membre pour y exercer une activité professionnelle, qu’il s’agisse d’une réunion, d’une visite client, d’une formation ou d’un travail ponctuel à l’étranger.

Activités régulières dans plusieurs États membres

Les salariés exerçant régulièrement une activité professionnelle dans plusieurs États membres de l’UE, de l’EEE, en Suisse ou au Royaume-Uni doivent obtenir un certificat A1. Ce document est essentiel pour déterminer le régime de sécurité sociale applicable.

Télétravail des salariés non-résidents

Le télétravail transfrontalier constitue une hypothèse d’occupation simultanée dans plusieurs Etats membres. Là encore, un certificat A1 est nécessaire pour maintenir l’affiliation au Luxembourg.

Comment déclarer une activité professionnelle à l’étranger ?

Déclaration avant le début de l’activité

Quelle que soit la situation (télétravail, détachement, pluriactivité), la déclaration doit être faite avant le début de l’activité à l’étranger. Le formulaire correspondant est disponible sur le site du CCSS, dans la section « employeurs » puis « secteur privé » et « activités à l’étranger ».

En cas de détachement

Lorsque l’employeur envoie un salarié en détachement dans un autre État membre ou pays tiers, il doit soumettre une déclaration via SECUline ou remplir un formulaire papier spécifique (« Demande de détachement »). Le CCSS évaluera la conformité de la demande avec la législation luxembourgeoise et européenne, pour décider si l’affiliation à la sécurité sociale luxembourgeoise peut être maintenue pendant la durée du détachement.

En cas d’activités régulières dans plusieurs États

Pour les salariés exerçant une activité régulière dans plusieurs pays, l’employeur doit également soumettre une déclaration auprès du CCSS. Le formulaire à remplir est le même, qu’il s’agisse de résidents ou de non-résidents.

• Pour les résidents luxembourgeois : le CCSS détermine si l’affiliation au Luxembourg est applicable et délivre le certificat A1 si les conditions sont remplies.
• Pour les non-résidents : l’organisme de sécurité sociale du pays de résidence est compétent pour déterminer la législation applicable.

En cas de télétravail

Pour le télétravail transfrontalier, le même formulaire que celui utilisé pour la pluriactivité doit être complété. C’est l’organisme de sécurité sociale du pays de résidence du salarié qui déterminera la législation applicable.

Informations requises pour la déclaration

Pour compléter le formulaire, vous devrez fournir les informations suivantes :

• Détails sur l’employeur et l’employé,
• Dates de début et de fin de la période de détachement, télétravail ou pluriactivité,
• Pourcentage d’activité dans chaque pays concerné (en distinguant le télétravail des autres activités),
• Indication de toute autre activité professionnelle exercée par le salarié (le cas échéant).

Ces informations sont cruciales pour garantir que le salarié est couvert par le bon régime de sécurité sociale pendant ses périodes de travail à l’étranger.

En suivant ces procédures, vous assurez la conformité de votre entreprise avec les nouvelles réglementations en matière de sécurité sociale et facilitez la gestion administrative des employés effectuant des missions à l’étranger.